KI-Telefonassistenz für Sozialstationen

Schwester Gerda nimmt Anrufe Ihrer Sozialstation entgegen, erfasst Anliegen strukturiert und entlastet Ihr Team per E-Mail-Zusammenfassung – rund um die Uhr.

Entwickelt für Sozialstationen, ambulante Pflegedienste und Diakoniestationen.

Der Alltag in Sozialstationen: viele Anrufe, wenig Hände

Sozialstationen versorgen viele Klientinnen und Klienten mit einem oft kleinen Verwaltungsteam. Das Telefon ist die zentrale Anlaufstelle für Angehörige, Mitarbeitende, Ärzte und neue Interessenten – und genau deshalb auch die größte Quelle für Unterbrechungen.

  • Das Büro ist klein besetzt – oft betreut eine Person Telefon, Planung und Verwaltung gleichzeitig
  • Klientinnen, Klienten und Angehörige rufen den ganzen Tag an – jede Unterbrechung kostet Konzentration
  • Anrufe außerhalb der Bürozeiten laufen ins Leere oder auf eine Mailbox, die keiner gerne abhört
  • Rückrufzettel und Notizen gehen im Alltagsstress unter
  • Neue Pflegeanfragen erreichen die Sozialstation zu ungünstigen Zeiten – und gehen verloren

Mehr zum Thema: Telefonentlastung im Pflegealltag

So unterstützt Schwester Gerda Ihre Sozialstation

Schwester Gerda ist eine KI-Telefonassistenz für die ambulante Pflege. Sie geht ans Telefon, führt ein kurzes, freundliches Gespräch, fragt Name, Telefonnummer und Anliegen ab – und sendet Ihrem Team eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail. Kein verpasster Anruf, keine Zettel, keine Unterbrechung mitten in der Tourenplanung.

Sie entscheiden, wann Schwester Gerda übernimmt: nur außerhalb der Bürozeiten, bei Nichtabnahme nach einigen Klingeltönen – oder durchgehend als erste Entlastungsebene.

Typische Anrufe in einer Sozialstation

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Rückrufwünsche von Angehörigen

Name, Telefonnummer und Anliegen werden strukturiert erfasst – Ihr Team ruft gezielt zurück.
🆕

Neue Pflegeanfragen

Interessenten schildern ihr Anliegen. Die Sozialstation erhält alle Erstinformationen per E-Mail.
📅

Terminabstimmungen

Terminwünsche und Änderungen werden aufgenommen und an die zuständige Person weitergeleitet.
🤒

Krankmeldungen von Mitarbeitenden

Auch früh morgens oder am Wochenende – Krankmeldungen kommen strukturiert im Büro an.
📄

Rezept- und Verordnungsanfragen

Anfragen zu Rezepten oder Verordnungen werden vollständig erfasst und weitergeleitet.
🌙

Anrufe außerhalb der Bürozeiten

Abends, am Wochenende und an Feiertagen ist Schwester Gerda erreichbar.

Warum Sozialstationen auf Schwester Gerda setzen

🧘

Entlastung für kleine Teams

Gerade in Sozialstationen mit knapper Verwaltung schafft die Anrufannahme spürbar Luft im Tagesgeschäft.
📬

Strukturierte E-Mail statt Zettelwirtschaft

Jedes Anliegen kommt als klare Zusammenfassung an – nachvollziehbar für alle Zuständigen.
📡

Verlässliche Erreichbarkeit

Kein Anruf läuft mehr ins Leere – auch wenn das Büro unbesetzt ist oder alle im Gespräch sind.
🤝

Freundlicher erster Eindruck

Anrufende werden empfangen statt abgewiesen – das stärkt das Vertrauen in Ihre Sozialstation.
🚀

Start ohne IT-Projekt

Rufnummer weiterleiten, fertig. In der Regel ist Schwester Gerda innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit.

Sie nutzen bisher eine Mailbox? Hier der Vergleich: Anrufbeantworter vs. KI-Telefonassistenz

Datenschutz und klare Grenzen – auch bei kirchlicher Trägerschaft

Viele Sozialstationen sind kommunal, frei-gemeinnützig oder kirchlich getragen. Schwester Gerda wird nach deutschen Datenschutzstandards in der EU betrieben und erfasst nur die Daten, die Ihre Einrichtung festlegt. Bei kirchlicher Trägerschaft besprechen wir im Setup, welche zusätzlichen Anforderungen Ihres Trägers gelten – etwa nach dem kirchlichen Datenschutzrecht.

⚠️ Schwester Gerda ersetzt keine Pflegefachkraft, gibt keine medizinische Beratung und ist kein Notrufsystem. Bei Notfällen werden Anrufende auf die 112 oder den ärztlichen Notdienst hingewiesen.

Häufige Fragen von Sozialstationen

Was ist eine KI-Telefonassistenz für Sozialstationen?

Eine KI-Telefonassistenz wie Schwester Gerda nimmt eingehende Anrufe der Sozialstation automatisch entgegen, erfasst Name, Telefonnummer und Anliegen in einem kurzen Gespräch und sendet dem Team eine strukturierte E-Mail-Zusammenfassung. Sie ist speziell auf die Abläufe ambulanter Pflege zugeschnitten.

Eignet sich Schwester Gerda auch für kleine Sozialstationen?

Ja, gerade dort. Je kleiner das Büro-Team, desto stärker wirkt die Entlastung: Anrufe werden zuverlässig angenommen, ohne dass jemand seine Arbeit unterbrechen muss. Die Einrichtung erfordert kein IT-Projekt.

Was kostet die Telefonassistenz für eine Sozialstation?

Die Einrichtung beginnt bei 1.499 € (einmalig), der laufende Betrieb inklusive Betreuung und Support bei 299 € pro Monat. Den genauen Umfang stimmen wir auf Ihre Abläufe ab.

Muss die Sozialstation ihre Telefonnummer wechseln?

Nein. Sie behalten Ihre gewohnte Rufnummer. Schwester Gerda wird als Weiterleitung eingerichtet – für Klientinnen, Klienten und Angehörige ändert sich nichts.

Wie steht es um den Datenschutz?

Schwester Gerda wird nach deutschen Datenschutzstandards betrieben, der Betrieb erfolgt in der EU. Es werden nur die Daten erfasst, die Ihre Sozialstation festlegt – in der Regel Name, Telefonnummer und Anliegen. Bei kirchlicher Trägerschaft besprechen wir im Setup die Anforderungen Ihres Trägers.

Was passiert bei Notfällen?

Schwester Gerda ist kein Notrufsystem und gibt keine medizinische Beratung. Bei Notfällen weist sie Anrufende darauf hin, die 112 oder den zuständigen ärztlichen Notdienst zu kontaktieren.

Testen Sie Schwester Gerda für Ihre Sozialstation

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